学会使用中文版Microsoft Office 4.0
11-08 12:39:07软件技巧
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学会使用中文版Microsoft Office 4.0,
中文版Office 4.0软件包中包括中文Word5.0、中文Excel5.0和Powerpoint4.0三种软件。其中Powerpoint4.0目前还没有中文版本。
一、Office 4.0概述(一)Office 4.0的一般特点
1.Office 4.0运行的系统环境
软件支持：MS-DOS3.1或更高版本；
Microsoft PWindows 3.1、3.2等；
硬件环境：CPU:80386、80486或以上；
内存：至少4MB；
图形卡：EGA以上的图形卡；
带鼠标口；
高密软驱(1.44MB 3.5英寸或1.2MB 5.25英寸)；
硬盘剩余空间：至少30MB。
2.Office 4.0的安装：
(1)中文Word5.0和中文Excel5.0的安装类型有三种：
完全安装:安装所有内容；
选择安装:根据用户的选择来进行安装；
最小安装:仅安装最常用和最基本的内容。
(2)Powerpoint4.0的安装类型也有三种：
Typical(典型)安装:安装大多数的内容；
Complete/Custom(完全/自定义安装):Complete是安装所有内容；Custom则是根据用户的选择来进行安装；Minimum(最小安装):安装最常用的和必不可少的内容。
若一次安装了所有的应用软件，它们便全部位于Office程序组；若分几次安装，就有可能位于不同的程序组。
3.Office及其应用软件的启动和退出
启动PWindows后，双击Microsoft Office图标即可启动Office。
如果Microsoft Office图标在PWindows中的【启动】组中，则每次启动PWindows后，Office便自动启动。Office启动后，在屏幕右上角显示一个Office工具栏(Office程序管理器)，其中包含每个Office应用软件的图标按钮(通过Office程序管理器的定义功能，也可将常用的软件用图标加入工具栏，便于操作和使用)。 用鼠标单击其中的一个图标按钮，即可快速地启动和切换相应的应用软件。例如：单击Office工具栏上的Word图标按钮，则启动Word；若正在运行Word，单击Excel图标按钮，则启动并切换到Excel软件，而不需退出Word再启动Excel。
单击Office工具栏中的Office图标按扭，选择Exit命令退出Office。
在应用软件中，选择【文件】(或File)菜单中的【退出】(或Exit )命令退出当前的应用软件。
4.Office4.0的工作窗口
Office中的应用软件具有相同的用户界面和操作风格(包括标准化的工具栏和一致的菜单结构等)，只要掌握了其中的一个应用软件，就能很容易地操作和熟悉Office中其它的应用软件。
工作窗口:主要由标题栏(显示当前应用软件和文件名)、菜单栏(显示当前应用软件中包含所有命令的菜单名)、常用工具栏(一些常用的命令用图标按钮来代表，单击图标按钮则激活相应的命令)、格式化工具栏(包含格式化文字和数字的图标按钮)、状态栏(关于当前文件的信息)、极大化/复原按钮(一个双向箭头，单击它可将窗口变为极大或返回原来的大小)、极小化按钮(窗口右上角中向下指的箭头，单击它可将窗口压缩为图标)等几部分构成。
●常用工具栏：Office应用软件中都有一个常用工具栏，它位于菜单栏之下，包括有最常用命令的图标按钮。对每个应用软件都有其独特的常用工具栏，除最初的几个图标按钮功能基本相同外，其余的则是不一样的。
●格式化工具栏：位于常用工具栏之下，包含文档中格式化文字和数字的图标按钮。常见的是字体、尺寸、黑体、斜体和下划线等。
●绘图工具栏：只有Powerpoint具有绘图工具栏。用绘图工具可以绘制出直线、弧线、矩形、圆、椭圆以及填充颜色等。
如需要显示其它的工具栏，应从【查看】或【视窗】(或View )菜单中选取【工具栏】(或Toolbars)命令，并在其对话框中选取所需显示的工具栏(若选中，其名字旁边出现有×号)。
5.Office应用软件中常用的共有命令
所有Office应用软件均包含有以下命令，并且在常用工具栏中有其对应的图标按钮。
【文件\新建】(File\New)命令:建立一个新文件；
【文件\打开】(File\Open)命令:打开一个已存在的文件；
【文件\保存、另存为】(File\Save、Save As)命令:保存文件。如果文件是首次保存，会出现【另存为】(Save As)对话框，要求输入不超过8 个字符的文件名以及驱动器和目录名；
【文件\打印】(File\Print)命令:打印文件；
【编辑\剪切、复制、粘贴】(Edit\Cut、Copy、Paste)命令：使用【剪切】(Cut)命令来剪切所选择的对象(文字、图表、图形、工作表单元以及其它对象等)。使用【复制】(Copy)命令来复制对象，然后在另一位置处用【粘贴】(Paste)命令来粘贴所复制或剪切的对象；
【编辑\撤消】(Edit\Undo)命令:用来取消最近的一次命令操作；
【帮助】(Help)命令:Office应用软件提供的联机帮助，既有主题解释，也有示例和说明。
(二)Office4.0应用软件的特殊功能
1.拖曳移动(drag-and-drop)：用来快速方便地移动对象(如Word和Powerpoint中的文字、图表、图形以及Excel中的单元格等)，并将其放置在新的位置上。
2.工具提示(Tool Tips)：提示工具栏上图标按钮的名字或功能。只要将鼠标指针指向工具栏中某一图标按钮的底部(不要单击)，停留3、4秒后，该按钮的名字或功能就出现在鼠标指针旁。
3.快速预览(Quick Preview): 是【帮助】(Help)菜单中的选项，用于演示应用软件的功能和操作过程，帮助用户了解和学习基本的操作和使用方法。
4.示例及演示(Examples and Demos):是【帮助】(Help)菜单中扩展在【快速预览】中演示的选项，它说明及演示如何完成某项具体的操作，而不是简单地介绍其功能。
5.快捷菜单(QuickMenu)：在工具栏中单击鼠标右键时，会在该菜单中显示一些常用的命令，若命令左边有√标记，则表明已选中了该命令。
，学会使用中文版Microsoft Office 4.0
中文版Office 4.0软件包中包括中文Word5.0、中文Excel5.0和Powerpoint4.0三种软件。其中Powerpoint4.0目前还没有中文版本。
一、Office 4.0概述(一)Office 4.0的一般特点
1.Office 4.0运行的系统环境
软件支持：MS-DOS3.1或更高版本；
Microsoft PWindows 3.1、3.2等；
硬件环境：CPU:80386、80486或以上；
内存：至少4MB；
图形卡：EGA以上的图形卡；
带鼠标口；
高密软驱(1.44MB 3.5英寸或1.2MB 5.25英寸)；
硬盘剩余空间：至少30MB。
2.Office 4.0的安装：
(1)中文Word5.0和中文Excel5.0的安装类型有三种：
完全安装:安装所有内容；
选择安装:根据用户的选择来进行安装；
最小安装:仅安装最常用和最基本的内容。
(2)Powerpoint4.0的安装类型也有三种：
Typical(典型)安装:安装大多数的内容；
Complete/Custom(完全/自定义安装):Complete是安装所有内容；Custom则是根据用户的选择来进行安装；Minimum(最小安装):安装最常用的和必不可少的内容。
若一次安装了所有的应用软件，它们便全部位于Office程序组；若分几次安装，就有可能位于不同的程序组。
3.Office及其应用软件的启动和退出
启动PWindows后，双击Microsoft Office图标即可启动Office。
如果Microsoft Office图标在PWindows中的【启动】组中，则每次启动PWindows后，Office便自动启动。Office启动后，在屏幕右上角显示一个Office工具栏(Office程序管理器)，其中包含每个Office应用软件的图标按钮(通过Office程序管理器的定义功能，也可将常用的软件用图标加入工具栏，便于操作和使用)。 用鼠标单击其中的一个图标按钮，即可快速地启动和切换相应的应用软件。例如：单击Office工具栏上的Word图标按钮，则启动Word；若正在运行Word，单击Excel图标按钮，则启动并切换到Excel软件，而不需退出Word再启动Excel。
单击Office工具栏中的Office图标按扭，选择Exit命令退出Office。
在应用软件中，选择【文件】(或File)菜单中的【退出】(或Exit )命令退出当前的应用软件。
4.Office4.0的工作窗口
Office中的应用软件具有相同的用户界面和操作风格(包括标准化的工具栏和一致的菜单结构等)，只要掌握了其中的一个应用软件，就能很容易地操作和熟悉Office中其它的应用软件。
工作窗口:主要由标题栏(显示当前应用软件和文件名)、菜单栏(显示当前应用软件中包含所有命令的菜单名)、常用工具栏(一些常用的命令用图标按钮来代表，单击图标按钮则激活相应的命令)、格式化工具栏(包含格式化文字和数字的图标按钮)、状态栏(关于当前文件的信息)、极大化/复原按钮(一个双向箭头，单击它可将窗口变为极大或返回原来的大小)、极小化按钮(窗口右上角中向下指的箭头，单击它可将窗口压缩为图标)等几部分构成。
●常用工具栏：Office应用软件中都有一个常用工具栏，它位于菜单栏之下，包括有最常用命令的图标按钮。对每个应用软件都有其独特的常用工具栏，除最初的几个图标按钮功能基本相同外，其余的则是不一样的。
●格式化工具栏：位于常用工具栏之下，包含文档中格式化文字和数字的图标按钮。常见的是字体、尺寸、黑体、斜体和下划线等。
●绘图工具栏：只有Powerpoint具有绘图工具栏。用绘图工具可以绘制出直线、弧线、矩形、圆、椭圆以及填充颜色等。
如需要显示其它的工具栏，应从【查看】或【视窗】(或View )菜单中选取【工具栏】(或Toolbars)命令，并在其对话框中选取所需显示的工具栏(若选中，其名字旁边出现有×号)。
5.Office应用软件中常用的共有命令
所有Office应用软件均包含有以下命令，并且在常用工具栏中有其对应的图标按钮。
【文件\新建】(File\New)命令:建立一个新文件；
【文件\打开】(File\Open)命令:打开一个已存在的文件；
【文件\保存、另存为】(File\Save、Save As)命令:保存文件。如果文件是首次保存，会出现【另存为】(Save As)对话框，要求输入不超过8 个字符的文件名以及驱动器和目录名；
【文件\打印】(File\Print)命令:打印文件；
【编辑\剪切、复制、粘贴】(Edit\Cut、Copy、Paste)命令：使用【剪切】(Cut)命令来剪切所选择的对象(文字、图表、图形、工作表单元以及其它对象等)。使用【复制】(Copy)命令来复制对象，然后在另一位置处用【粘贴】(Paste)命令来粘贴所复制或剪切的对象；
【编辑\撤消】(Edit\Undo)命令:用来取消最近的一次命令操作；
【帮助】(Help)命令:Office应用软件提供的联机帮助，既有主题解释，也有示例和说明。
(二)Office4.0应用软件的特殊功能
1.拖曳移动(drag-and-drop)：用来快速方便地移动对象(如Word和Powerpoint中的文字、图表、图形以及Excel中的单元格等)，并将其放置在新的位置上。
2.工具提示(Tool Tips)：提示工具栏上图标按钮的名字或功能。只要将鼠标指针指向工具栏中某一图标按钮的底部(不要单击)，停留3、4秒后，该按钮的名字或功能就出现在鼠标指针旁。
3.快速预览(Quick Preview): 是【帮助】(Help)菜单中的选项，用于演示应用软件的功能和操作过程，帮助用户了解和学习基本的操作和使用方法。
4.示例及演示(Examples and Demos):是【帮助】(Help)菜单中扩展在【快速预览】中演示的选项，它说明及演示如何完成某项具体的操作，而不是简单地介绍其功能。
5.快捷菜单(QuickMenu)：在工具栏中单击鼠标右键时，会在该菜单中显示一些常用的命令，若命令左边有√标记，则表明已选中了该命令。
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